Archivo Clínico

Archivo Clínico 

· Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

· Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicios de los documentos.

· Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. e puede definir como “La unidad operativa encargada de reunir, conservar y administrar, del mejor modo posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico, que va generándose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es, también, el centro del ciudadano y vigilancia de todos los expedientes clínicos que se producen en el centro sanitario, cualquiera que sea el soporte que adopte para la presentación o conservación de dicho material.

Objetivo 

· Custodiar las Historia Clínicas a su cargo, conservándolas en buen estado y a lo largo del tiempo, fomentando la dotación de instalaciones adecuadas, locales y equipamiento.

· Organizar y optimizar los procesos que aseguren la transferencia al archivo de los expedientes clínicos generados en el centro para su custodia.

· Almacenar las Historias Clínicassegún un sistema de clasificación y un método de archivo establecidos de acuerdo con principios de funcionalidad, uso de la documentación y disponibilidad de espacio e instalaciones.

· Difundir su fondo documental promocionando su uso como fuente de información para: ­

-Práctica asistencial. ­

-Docencia. ­

-Investigación. ­

-Control de calidad. ­

-Apoyo a la planificación y gestión hospitalaria. ­

-Defensa de los intereses del paciente y/o del hospital.

Funciones

· Custodiar, conservar y confidencialidad de las historias clínicas.

· Organizar y prestar la Documentación Clínica para la práctica asistencial, docencia, investigación, control de calidad, gestión hospitalaria, instituciones judiciales, administraciones…

· Devoluciones de historias clínicas.

· Solicitar la Historia Clínica que no ha sido devuelta.

· Registro de Historias Clínicas para conocer la ubicación exacta de éstas.

· Seguimiento de la Historia Clínica.

· Extraer la información clínica mediante herramientas de indización y codificación.

· Mantenimiento de la Historia Clínica única por paciente, controlando los duplicados.

· Planificar y gestionar el paso a pasivo de las historias clínicas.

· Fomentar la dotación de instalaciones convenientes.

· Asegurar funciones y cometidos por un reglamento de régimen interno del hospital.

· Diseño y normalización de documentos.

· Elaborar indicadores de calidad, es decir, estudios sobre determinados aspectos fundamentales del servicio.

· Garantizar la disponibilidad de la Historia Clínica.