Las H.C se identifican a partir de un número, asignado de
forma secuencial por el sistema informático del hospital, agrupándolas por
decenas, centenas o millares, etc., forma a la que también se le llama dígito
terminal.
El área para archivado se divide en tantos espacios como dígitos se
hayan escogido para clasificar, teniendo en cuenta sólo los últimos dígitos que
forman el número. De esta forma podemos archivar las H.C por doble dígito
terminal (decenas), triple dígito (centenas), cuarto dígito terminal
(millares), etc.
Este sistema permite que las estanterías se llenen aleatoriamente
y que el depósito vaya creciendo de forma equilibrada.
El inconveniente
principal es que se necesita un gran espacio para distribuir los dígitos.
-El dígito terminal consiste en dividir el número de la historia clínica en cifras de dos o tres dígitos, (según el tamaño del archivo) empezando por la derecha; paralelamente a esto dividimos el archivo en 100 secciones y estas a su vez en 100 subsecciones (esta última división a veces puede obviarse por motivos de espacio, quedándonos sólo con una división en 100 secciones).
Asignamos por ejemplo un doble dígito a cada sección y archivamos las historias clínicas empezando por el doble dígito de la derecha.
Así, por ejemplo la Historia Clínica 214301 (21-33-01) se archivaría en la sección 01 y junto a todas las historias clínicas cuya terminación fuera 01, y subsección 43 , o bien la historia 30843 estará en el sector 43, subsector 100000.
De esta manera podemos recuperar el espacio que queda al extraer una historia de una colección documental de cientos de miles.
-La Ordenación de las historias clínicas por doble/triple
dígito terminal es un sistema de gestión de archivos que no clasifica los
documentos archivados por números consecutivos sino por identidad sucesiva de
los dos /tres números finales.
El método dígito terminal es rápido, seguro y preciso, basado en un principio
matemático que asegura una distribución equitativa de HC entre 100
secciones.
Ventajas:
- Disminuye los errores de archivado
- Disminuye las cargas de trabajo al agilizar el método
- Distribución del espacio de manera homogénea
- Ahorro del espacio
- Permite detectar fácilmente los errores de archivado
- No afecta a la extracción de expedientes para el pasivo.
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