Externalización de las Histórias Clínicas

Externalización de archivos               

Se realiza cuando el volumen de la documentación del archivo va aumentando y éste no es capaz de albergar toda esa documentación en sus instalaciones, debido a la falta de espacio. Por ello, se contrata a una empresa externa que dé cabida a la documentación

sobrante, y se encargue de su gestión.

El Archivo Clínico seguirá siendo el principal responsable de la documentación, aunque delegue su custodia a otra entidad.

El centro hospitalario cederá parte de su información a dicha empresa, redactando un inventario con todos los documentos que se han transferido.

Por lo general, la documentación cedida será la que tiene menos movimiento en la actualidad.

Una vez que la documentación está ubicada en la empresa externa, el centro

hospitalario solicitará diariamente los expedientes clínicos que le sean necesarios para su consulta, y la empresa externa se los deberá proporcionar.

Las solicitudes de consulta las enviará previamente el hospital a la empresa a través del teléfono, fax o correo electrónico y dependiendo del plazo de tiempo que ambas entidades hayan acordado, se efectuará la entrega de la documentación en las instalaciones del hospital. Una vez terminado el proceso de consulta de los expedientes clínicos, se procederá a su recogida por parte del personal de la empresa contratada, que será el que realice los traslados.

La empresa externa será la encargada de registrar los movimientos de los

expedientes clínicos, para evitar su deterioro o extravío. Lo más correcto para que se realice una externalización de los archivos es redactar un protocolo de actuación que rija las pautas y normas a seguir en cada caso.

Requisitos que debe cumplir el archivo externo               

El archivo externo debe garantizar una correcta custodia y gestión de la

documentación almacenada y para ello debe cumplir con una serie de exigencias:

-Medidas de prevención

El archivo externo deberá contar:

 Con buenos medios de detección y extinción de incendios

 Medidas antiintrusión y sistemas de alarmas

 Correcto mantenimiento de los equipos y maquinaria

 Protección termoaislante

 Instalación eléctrica antiincendios

 Iluminación y señalización de emergencia

 Acceso restringido a las instalaciones, etc.

 También se tomará en cuenta, que el archivo externo que se va a contratar,

no haya tenido ningún tipo de accidente, con una reputación excelente,

que se gane la confianza de los centros hospitalarios que son los que les

van a encomendar la custodia de su documentación.

-Confidencialidad

-Capacidad ilimitada

-Localización del archivo externo

-Facilitar la rapidez en la entrega de la documentación

-La infraestructura del archivo externo (organización de estanterías y pasillos)

-Rapidez en el acceso a la documentación con garantía del buen funcionamiento del archivo externo (junto a otros aspectos: seguridad,confidencialidad).

-Responsabilidad civil

-Indemnizaciones pertinentes en caso de producirse un incidente

-Recursos: El archivo externo deberá deberá disponer de los recursos adecuados para garantizar la continuidad en su trabajo, contando con medios suficientes para poder atender las peticiones de consulta del hospital, en cualquier momento y ante cualquier circunstancia. También deberá contar con buenos y suficientes recursos, tanto materiales como personales.